Il existe cinq acteurs différents dans le système législatif du titre restaurant :
- les organismes émetteurs (comme la coopérative Up du groupe Up qui est l’une des huit entreprises en France a être habilité à distribuer ce moyen de paiement),
- les employeurs (entreprises, associations, personnes physiques ou morales),
- les bénéficiaires (salariés, fonctionnaires),
- les commerçants dont l’activité principale ou partielle comprend la restauration traditionnelle, rapide, sur place ou à emporter, et les vendeurs de fruits et légumes,
- l’Etat via la Commission Nationale des Titres Restaurant (CNTR).
La CNTR définit comme pouvant bénéficier de l’attribution de titre restaurant : les salariés et personnes étant employés par une structure ou un individu. Étant dépendante du statut d’individu de la personne (au sens du Code du travail), chaque titre de paiement doit être nominatif et à caractère unique. La législation précise que cette information doit être présente sur le titre. Le chèque restaurant est considéré par la loi française comme un acquis social, aussi, il est protégé par l’Etat.
Le Code du travail prévoit quelques règles précises que doit respecter l’employeur dans l’attribution du titre restaurant :
- Les titres ne peuvent être remis qu’aux salariés liés à lui par un contrat de travail. Si aucune preuve de ce lien n’est faite (preuve d’activité qui entraîne rémunération par exemple), alors l’employeur n’est pas habilité à remettre ces titres.
- Chaque organisme employeur peut développer sa propre politique de distribution qui déterminera les règles (valeur par rapport à l’activité professionnelle, la distance du lieu de travail, le taux de contribution salariale par rapport à la valeur totale) relatives à l’attribution d’un titre repas ou titre restaurant. Si l’entreprise ne prend aucune mesure, alors ce sont les règles de la CNTR qui s’appliquent.
- Un seul titre est distribué par jour de travail. Le salarié doit travailler un minimum de 4 heures dans la journée et doit prendre un repas pendant son temps de travail. Seuls les jours de travail effectifs sont comptabilisés. Si l’employé est absent pendant une journée, il ne pourra pas bénéficier du titre correspondant et cela, même si l’absence est due à un cas de force majeure (arrêt de travail, décès, congés, réduction du temps de travail)
- Sur l’ensemble des titres au format matériel, l’employeur est tenu de faire apparaître le nom et prénom de l’organisme émetteur.